Carta oficio

Antes de profundizar en las características de la carta oficio es importante que sepas que toda carta, independientemente de su formato, es considerada un medio de comunicación escrito por un remitente (emisor del mensaje) enviada a un destinatario (receptor del mensaje). Generalmente la carta, no tiene una estructura muy complicada simplemente contiene un mensaje que varía dependiendo de la ocasión, por lo tanto el texto se considera plenamente expositivo. 

No todas las cartas tienen en mismo objetivo o sentido en su mensaje, es por ello que hay quienes la clasifican según su contenido en: 

Formales: es aquella carta se caracteriza por contar con un  mensaje que contiene asuntos oficiales, públicos o de negocios. 

Coloquiales o informales: son aquellas cuyo mensaje va dirigido a la familia, amigos o personas cercanas. El lenguaje que se usa en ese tipo de cartas es cotidiano o coloquial. 

Familiares: que por lo general son derivadas de la anterior, con la diferencia de que ésta es más  exclusiva para familiares. 

Extremadamente formales: en este tipo de cartas la distancia entre el emisor y el receptor se hace más evidente. Para identificar el receptor de la carta, se debe colocar: señor/señora y el cargo que ocupa en la organización.  

¿Qué es una carta oficio? 

Ahora bien, si deseas redactar una carta oficio lo primero que debes saber es que se trata de  un tipo de carta formal, la cual es considerada como un documento que sirve para comunicar disposiciones, órdenes, instrucciones, consultas, informes, reportes  o también sirve como herramienta  para llevar a cabo gestiones  de disposiciones, de felicitación, de acuerdos, de colaboración, de agradecimiento, entre otros.  

La implementación de este tipo de cartas por lo general se emplean  en instituciones u organizaciones tales  como: ministerios, alcaldías, municipios, embajadas, colegios profesionales, universidades, sindicatos, oficinas de gobierno, entre otros. 

Tipos de oficios:

Por lo general las cartas oficio poseen características muy particulares que permiten generar una clasificación, entre las más comunes encontrarás: 

Oficio múltiple: es un documento que se emplea cuando un mismo mensaje o asunto va dirigido a varios destinatarios, por lo que las instituciones o dependencias que lo envían dejan un espacio en blanco para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido.  

Por lo general, en el oficio múltiple el mensaje enviado comunica órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias y otras informaciones de manera simultánea, a las diferentes oficinas o despachos  que conforman la organización. El oficio sirve para transmitir información entre jefes y subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. 

Para identificar el número de oficio que se está emitiendo, es necesario colocar el mismo número de oficio en todos los ejemplares que sean repartidos, acompañado obligatoriamente de la palabra “distribución”.  

Oficio de transcripción: como su nombre lo indica el oficio de transcripción es utilizado para transcribir la información contenida en el oficio original, para ello la transcripción debe ser tal cual sin modificar o aportar alguna opinión personal. En estos casos al ser una “copia”, la información debe estar escrita entre comillas, ya que se está utilizando un texto escrito anteriormente. 

La implementación de este tipo de carta oficio por lo general predomina en casos en los que alguna autoridad desea comunicar una información ya sea a autoridades de su mismo nivel o a algunos subordinados. La importancia de este tipo de carta radica en que es una herramienta utilizada para transcribir informes que contienen información sumamente relevante o importante para ambas partes. 

Elementos que definen el formato de una carta oficio:

La carta oficio debe contar con las siguientes características para estar elaborado correctamente, es importante que las tomes en cuenta a la hora de realizar este tipo de documento: 

• Membrete: se ubica en la parte superior de la hoja y debe estar obligatoriamente presente, pues es la carta de presentación de la empresa que emite el comunicado. Todas las empresas u organizaciones constituidas cuentan obligatoriamente con un membrete. 
• Año: se debe colocar la fecha del año cursante en que se emite la carta. 
• Lugar y fecha: Se ubica en la primera parte del oficio, debe identificar claramente el día, mes y año en curso en el que se emite la carta. 
• Numeración: Es la identificación del numero de oficio que se está emitiendo, por lo que debe contener primeramente la palabra oficio en mayúscula, seguidamente del numero de expedición que le corresponde, ambos deben ir separados por una línea oblicua. Finalmente se deben colocar en mayúscula las siglas correspondientes a la empresa que emite el comunicado y el año en curso 

• Destinatario: Se debe escribir el nombre completo del remitente, así como el cargo y lugar de ubicación del mismo. 
• Asunto: debe escribirse en mayúscula la palabra asunto acompañada de dos puntos y seguidos. Posteriormente se debe indicar con claridad un resumen del contenido del texto 
• Referencia: es utilizada exclusivamente en los casos en los que se hace referencia a la numeración del oficio anterior o en respuesta de un oficio recibido. 
• Cuerpo o texto: es el texto que contiene el mensaje que se quiere emitir. 
• Despedida: debe contener un lenguaje amable y de cortesía, va acompañada de la firma y pos-firma del emisor. 

Recomendaciones a la hora de realizar una carta oficio:

1) En la redacción del contenido, procura utilizar frases largas y completas que describan con claridad el mensaje. 

2) En cuanto al lenguaje debes procurar utilizar un vocabulario preciso y con tono cortés hacia la persona o institución a la que está dirigida la carta. 

3) Utiliza correctamente los signos de puntuación, de esta forma le das mayor sentido al mensaje que quieres transmitir. 

4) Mantén la coherencia y el orden entre las frases y palabras que utilices, así evitas la pérdida del mensaje. 

5) Por ningún motivo utilices palabras abreviadas, pues puedes provocar la distorsión del mensaje. 

6) A la hora de plasmar la firma, hazlo de forma clara y acompáñalo siempre de la pos firma (transcripción de nombre completo y documento de identidad). 

Aquí tienes algunos formatos de una carta oficio :

¡Por cierto! Antes de que te vayas, queremos recomendarte esto que seguro que te interesa:

• Carta psicrométrica
• Carta de solicitud
• Carta de navidad
• Carta de las Naciones Unidas
• Carta comercial
• Carta Porte
• Carta de Ottawa
• Carta de la tierra
• Carta de antecedentes no penales

Son una serie de contenidos a parte del que has leído que puede ser interesante para tí ¡Muchas gracias por leernos!