Carta comercial
La figura de la carta comercial aparece de la relación entre dos a mas empresas, así como entre una empresa y un particular que tenga firma personal y funja como proveedor o prestador de servicios.
Existen varias razones para realizar una carta comercial puesto que, el motivo va a depender de la función que vaya a cumplir. Quizás al oír su nombre, surgen varias interrogantes de las que hablaremos a continuación.
¿Qué es una carta comercial? 
La carta comercial es un documento que se realiza para formalizar las diferentes funciones que se cumplen en la interrelación empresarial.
Dentro de las variantes de la carta comercial se encuentran:
- Carta de pedidos: ésta surge de la necesidad que tiene un cliente de obtener productos o servicios de una determinada empresa.
- Carta de envío: se origina como respuesta al pedido realizado, allí se especifican las cantidades por tipo de los productos enviados y la fecha del envío.
- Carta de informes: esta carta comercial se realiza para notificar a los clientes la cantidad de productos disponibles bien sea los ya existentes en la empresa o para incluir algún rubro nuevo. De igual forma para informar sobre los días que se reciben los pedidos y los días que se hacen los envíos. O para comunicar alguna eventualidad que se haya presentado para el momento de hacer el intercambio comercial.
- Carta de presupuesto: cuando se tiene una relación comercial de compra y venta de productos y servicios, el comprador solicita a la empresa, las cotizaciones y la actualización de precios correspondientes a los productos a pedir.
- Carta de reclamos: es la carta comercial que puede realizar cualquiera de las partes involucradas en la relación laboral, bien sea porque el cliente no recibió lo que realmente había pedido o por su parte el proveedor no ha recibido su pago en las condiciones ya establecidas.
Partes y estructura de una carta comercial
Al realizar una carta de cualquier índole, nos conseguimos con una serie de características generales que aplican para elaborarla. Sin embardo estas características van a tener variantes de acuerdo al tipo de carta que estés escribiendo.
Así, pues, las partes de una carta comercial son:
-Membrete: generalmente la empresa utiliza papel membretado para elaborar sus comunicaciones internas y externas. Dicho membrete incluye, el nombre de la empresa, el ramo al cual se dedica, la dirección y los números telefónicos de la misma. Lugar de la empresa
-Fecha: en este renglón se coloca el lugar, mes y año de la elaboración de la carta; si se utiliza papel membretado no es necesario colocar el lugar, solo se coloca mes y año. Ésta puede ir en el margen superior izquierdo o derecho,
-Datos del receptor o destinatario: en este espacio se debe escribir con separación de un espacio entrelineado y en el margen superior izquierdo ya que incluye varios datos con información del destinatario, en la primera línea se coloca el tratamiento de cortesía natural o profesional (Señor, Señora, Licenciado, Ingeniero seguido de dos puntos); en la segunda línea, el nombre completo de a quién va dirigida, en la línea siguiente el cargo que ocupa dentro de la empresa donde trabaja en la siguiente línea se coloca el nombre de dicha empresa y por último se da un tratamiento de lugar (Ciudad.- , Su Despacho.-). Por ejemplo:
«Ingeniero:
Emiro Andrés Perez Mejia.
Gerente de Ventas.
Fábrica de velas La Luz.
Su Despacho.- «
-Asunto o referencia: Acá se hace mención del motivo de la carta y también se utiliza para dar la referencia de algún pedido en particular. Generalmente en la carta comercial se hace uso de este renglón, puesto que, permite un mejor control en las entre los requerimientos de ambas partes.
Asunto: Información sobre nuevos rubros a fabricar.
Referencia: Su solicitud Nro: 527-720.
– Saludo: Trato de cortesía seguido de dos puntos y aparte.
Por ejemplo: Distinguido ingeniero Rafael, Estimada doctora Rosario, Apreciado señor Robles.
–Cuerpo de la carta: es en sí, el motivo que genera la carta, consta de tres párrafos como mínimo, introducción, desarrollo y la conclusión.
–Despedida: párrafo corto donde se agradece la receptividad de la carta y se despide con un tratamiento cordial. Ejemplo:
«Sin otro particular, agradeciendo su receptividad y esperando una respuesta satisfactoria, me suscribo.
Cordialmente,»
–Final de la carta: debe contener lo siguiente:
- Firma.
- Nombre completo del remitente.
- Número de identificación.
- Y en la parte inferior del margen izquierdo, si la carta lo amerita, se coloca CC (Con copia a) y anexos.
Ejemplo de carta comercial:
La Tornillería.
Fábrica de Tuercas y Tornillos
Avenida San Juan con calle 18, nro. 24
Telefono: 0317 – 984287.
Costa Rica.
Abril, 2018
Ingeniero:
Ubaldo Gianni Pérez.
Gerente de ventas.
Acerados Venezuela.
Su Despacho.
Asunto: Solicitud de materia prima.
Estimado Ingeniero Giannni:
La presente, tiene como finalidad realizar un pedido de materia prima para realizar las tuercas y los tornillos en nuestra empresa.
Por lo que solicitamos, nos envíe el siguiente material: doce (12) barras de acero para fabricar tuercas y tornillos de grado cinco (5), grado seis (6) y grado ocho (8).
Agradeciendo la mayor receptividad posible con este pedido, esperando una respuesta favorable lo más pronto posible, me suscribo.
Cordialmente,
Juan Carlos Viloria Bustamante
Identificación: E 5378192.
Gerente de compras.
¿Cómo se hace una carta comercial?
Ahora bien, luego que te hemos explicado lo que es una carta comercial, cuáles son sus partes y para qué sirven de acuerdo al motivo que la genera; solo nos queda darte varias recomendaciones para que tu carta comercial tenga la mejor presentación posible.
La carta comercial, debe elaborarse con la mayor pulcritud posible (limpio, sin errores, respetando el formato y la estructura de la misma), debe redactarse un mensaje claro y conciso, utilizando un vocabulario formal pero sencillo (sin muchos adornos), para que el receptor perciba justo el mensaje enviado.
Formato para carta comercial:
La carta comercial se rige al igual que las demás cartas, por una serie de exigencias tales como guardar simetría entre los márgenes superior e inferior, así como, entre los márgenes izquierdo y derecho.
La carta debe estar bien centrada, es decir, ni muy arriba ni muy abajo, El tipo y tamaño de la letra a utilizar, generalmente es Arial 12. Todos los lineamientos de la misma, son idénticos al resto de cartas tradicionales.
La carta comercial no tiene una complejidad muy grande. Con un poco de paciencia y ritmo- al hacerlas constantemente- la lograrás dominar con facilidad.
¡Por cierto! Antes de que te vayas, queremos recomendarte esto que seguro que te interesa:
- Carta Magna
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- Carta de recomendación
- Carta oficio
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