Carta de petición

Una carta de petición es en algunas ocasiones llamada carta de solicitud, es muy utilizada cuando se desea pedir alguna información, permisos, servicios, entre otras peticiones. Este tipo de cartas se puede dirigir a una persona, organización o instancia.  

En vista de que la mayoría de las veces son cartas formales, contienen información de gran seriedad e importancia para quien la escribe, por lo general se  escriben utilizando un lenguaje que denota educación y respeto. Este tipo de cartas es de mucha utilidad, porque permite mejorar en muchos casos la comunicación entre el personal de una empresa con los departamentos administrativos o también facilita los procedimientos dentro de entidades gubernamentales.  

Cuando queremos solicitar  o pedir algo  es mejor hacerlo por escrito  pues, podemos comprometer de alguna u otra forma al destinatario, ya que es una prueba escrita que es útil para el remitente en el caso de que necesite avalar la solicitud hecha ante una entidad, de la cual no se ha obtenido respuesta. En algunas organizaciones se acostumbra a imprimir original y copia de la carta, de manera tal que la copia pueda ser firmada o sellada como recibida. 

Generalmente los términos de la carta las establece el remitente, ya que es quién realiza la petición o solicitud. Es muy común que las personas u organizaciones emitan cartas de petición a oficinas gubernamentales, debido a que son cartas que permiten plantear casos explícitos con petición de su resolución lo más pronto posible, de manera tal que se evite un enfrentamiento mayor entre las partes involucradas.  

Tipos de cartas de petición 

 Como es común en todas las cartas, el mensaje contenido en ellas es el que define el uso de la misma, por lo tanto como ocurre en todos los casos, existe una gran variedad de cartas de petición y se clasifican de acuerdo a quien va dirigida la solicitud. 

En este sentido,  una carta de petición puede emplearse en cualquier ocasión, por ejemplo para solicitar la copia de un documento oficial o legal, un ascenso, una beca, un permiso, una entrevista de trabajo, un aumento, información sobre productos y servicios, entre otras cosas de interés.  

Dentro de las cartas de petición más comunes se encuentran: 

• Carta de petición de pago: este tipo de cartas se escriben para solicitar el pago de una deuda, salario o cuotas de créditos. En algunas ocasiones se emplean cartas de petición para solicitar una prórroga en el pago de aranceles o créditos. Puede ser escrita por ejemplo, por un empleado o una persona en representación de los empleados, solicitando la cancelación de una deuda o contrato establecido con anterioridad, o por una persona solicitando a una entidad bancaria la prórroga para un pago.  
• Carta de petición o solicitud de servicios: a través de ella, un cliente puede solicitar a una empresa de cualquier tipo de servicio, que le sea instalado o revisado el servicio en cuestión. Son cartas que emplean un tipo de lenguaje «semi» formal, pues por lo general el remitente en muchos casos suele desviarse de la formalidad para expresar su petición e incluye parte de su experiencia diaria con el servicio.  
•  Carta de petición o solicitud de información: en este tipo de cartas se hacen solicitudes de información específica, pueden ser dirigidas a personas naturales o jurídicas, u organizaciones. La información solicitada puede ser de carácter legal, personal o cualquier tipo de información que involucre a las partes. 
• Carta de petición o solicitud a una instancia gubernamental: es una carta escrita con un lenguaje formal, por lo que no da cabida a expresiones que indiquen familiaridad, ya que se trata de una solicitud a oficinas gubernamentales,  las cuales casi siempre involucran situaciones particularmente serias. Casi siempre este tipo de organismos contienen formatos de cartas publicados en una página web de tal manera que las personas puedan descargarlos y usarlos como referencia, o simplemente llenarlos con sus datos. 
• Carta de petición de reparación de averías: son tipos de peticiones muy  concretas, que se hacen para solicitar que reparen a la brevedad posible la instalación dañada.  En este tipo de cartas suelen exponerse los daños que está generando la avería, con la finalidad de que sea resuelta de inmediato. Suele confundirse con la carta de reclamo, la diferencia está en que en la carta de reclamo simplemente se ponen de manifiesto las quejas por los daños ocasionados, mientras que en la carta de petición se solicita la reparación de la avería, argumentando la solicitud con los daños ocasionados. 
• Carta de petición de información tributaria: es muy utilizada cuando se desea registrar una nueva organización comercial, y se requiere toda la información necesaria para estar al día con las obligaciones tributarias que esto implica. El lenguaje utilizado es formal y respetuoso. 
• Carta de petición de precios: este tipo de solicitudes se envían a organizaciones encargadas de producir bienes o servicios, solicitando un listado con los precios de los productos y servicios de interés.  Por lo general se emplea un lenguaje «semi» formal y en muchos casos se envían vía electrónica. 
• Cartas de petición de catálogos de productos: es una carta similar a la mencionada en la parte anterior, ya que la petición se realiza a empresas que producen bienes o servicios. Dicha carta expresa el interés del remitente en conocer el catálogo de productos o servicios que produce dicha empresa. 
•  Carta de petición de un favor en particular: a través de ellas se solicita a un amigo o conocido que lleve a cabo un favor en específico. El lenguaje utilizado es menor formal, por lo que pueden encontrarse frases que manifiestan familiaridad entre las partes. 

Partes de una carta de petición 

 Debido a que las cartas de petición en muchas ocasiones se utilizan para realizar solicitudes formales, guarda una cierta estructura. Existen en algunos casos formatos que pueden ser llenados simplemente con los datos de interés y se entregan al destinatario. Este tipo de formatos por lo general los usan como herramientas en la mayoría de empresas u organizaciones que contienen un gran número de empleados. Sea cual sea el caso, estas cartas mantienen una estructura determinada. 

Una carta de solicitud o petición contienen las mismas cuatro partes fundamentales: 

1 – El encabezado: es la parte inicial de la carta, donde se hace mención y el saludo correspondiente al individuo o entidad que se dirige la carta. Luego del saludo, se coloca unas líneas después la identificación del  destinatario, es decir, se coloca el nombre, apellidos, número  de identificación personal, domicilio, profesión, entre otros. En este primer párrafo también suele colocarse los datos personales completos del solicitante, tales como: nombre, domicilio, número de identificación personal, teléfono y entre otros datos que permitan su contacto. 

 2 – Cuerpo: en esta sección de la carta, se expone de manera muy precisa y detalla la solicitud que se desea realizar. Se debe incluir el motivo de la petición, con datos concretos y escritos de manera clara y ordenada. También se deben escribir argumentos que validen el motivo de la solicitud y si es necesario exponer situaciones previas que se han presentado, en  relación a la problemática planteada. 

Si son varias solicitudes las que se realizan dentro de la misma carta, deben argumentarse cada una en un párrafo especial. 

3 – Petición o súplica: En este párrafo se  exponen las consecuencias de la problemática planteada en forma concisa y concreta, para evitar que exista un mal entendido en la interpretación de su contenido. Además se finaliza el texto, colocando frases que terminan de expresar los  motivos de la solicitud, como por ejemplo: “ Por los motivos anteriormente resaltados, me atrevo a realizar dicha solicitud… 

4 – Pie de la carta: es donde se coloca una frase amable y cortes para cerrar la carta. Además se coloca la fecha y la rubrica de la persona u organización que realiza la petición. 

En algunos casos suele incluirse en este tipo de cartas el cargo que ocupa el destinatario en alguna entidad o empresa. 

Cómo escribir una carta de petición 

La escritura de una carta de petición no se diferencia mucho de la forma en que se escribe una carta en términos generales, pues como ya te explicamos consta  de una estructura sencilla de aplicar. Sin embargo es oportuno tener claro algunos puntos antes de comenzar a trabajar en ello. 

Lo primero que debes tener claro es cuales son las peticiones que deseas realizar,  ya que de acuerdo a ellas podrás establecer la estructura y el lenguaje de la carta. 

Anteriormente las cartas de petición eran  escritas en tercera persona, pero a medida que fueron surgiendo nuevas situaciones, la escritura de la misma se hacía engorrosa si sólo era escrita en tercera persona. Por ello comenzó a utilizarse la escritura en primera persona, de manera que el solicitante pudiera expresar de una mejor forma todas las ideas y motivos que lo llevaban a realizar la carta de solicitud. 

Actualmente las cartas de petición siguen escribiéndose en tercera persona y en primera persona, dependiendo del caso y de las partes involucradas. Por lo tanto su escritura y redacción no responde a un formato específico, sino más bien requiere de la consideración de algunos aspectos importantes: 

• Recolecta toda la información acerca del destinatario: asegúrate de conocer todos los datos e información necesaria acerca de la persona, organización u organismo que recibirá la carta de petición, pues no querrás generar una mala impresión y que tu petición sea rechazada por tal motivo. 
• Define el número de peticiones: antes de comenzar a escribir la carta, debes establecer la cantidad de peticiones que realizaras, ya que en función de esto deberás realizar tus argumentaciones. 

• Coloca por cada petición un buen argumento; como ya te habíamos mencionado anteriormente, lo más recomendable es establecer un buen argumento para cada solicitud realizada, esto le dará un carácter serio y formal a la carta y hablará muy bien de ti. 
• Emplea el lenguaje adecuado: emplea un lenguaje acorde a la situación y a la confianza que tienes con el destinatario. 
• Coloca alguna frase de agradecimiento: no se te olvide incluir un agradecimiento por considerar la solicitud hecha, esto generara una muy buena impresión de ti como persona. 
• Si es necesario realiza un borrador de la carta, esto te ayudará a verificar que no se te ha escapado ninguna información, esto es muy útil en el caso de que existan formatos listos para rellenar con los datos, ya que evitará equivocaciones en su llenado. 
• Si la vas a entregar dentro de un sobre, asegúrate de que esté completamente identificado. 

Ejemplos de carta de petición 

 Como ya te hemos mencionado anteriormente existen varios tipos de cartas de petición, de acuerdo a la solicitud que se desea realizar. Además de esto cada una contiene un mensaje diferente con estilos acorde a la petición que se esté haciendo. 

Para que tengas una idea de cómo debe verse una carta de petición te mostraremos los siguientes ejemplos: 

• Ejemplo de carta de petición de pago: como ya te mencionamos en este tipo de cartas solicita el pago de una deuda. En este caso te mostramos la petición de un grupo de trabajadores que se les pague lo más pronto posible, la deuda pendiente de un trabajo realizado. 

 Ejemplo de carta de petición o solicitud de servicios: a través de ella, se puede solicitar la prestación de un servicio, tal es el caso de un cliente que solicita a una empresa encargada de realizar catálogos que por favor les preste sus servicios.  

• Ejemplo de carta petición o solicitud a una instancia gubernamental: son más especificas y de carácter formal,  tal y como muestra en el siguiente ejemplo:  

 

• Ejemplo de carta de petición de reparación de averías: son muy utilizadas para reportar daños o ineficiencia de un servicio como por ejemplo: 

 

• Ejemplo de carta de petición de información tributaria: son muy importantes ya que la información solicitada es requerida con urgencia, en el próximo ejemplo se hace la solicitud de toda la información tributaria con respecto a la iniciación de actividades de una nueva empresa, para poder cumplir con todos los requisitos legales necesarios.  

• Carta de petición de precios: son formatos muy utilizados y casi siempre se envían por medio de correo electrónico, a continuación te mostramos un ejemplo de petición de precios y catálogos a la vez:  

 

Ahora bien, esperamos que cuando se te presente la oportunidad de realizar una carta de petición, recurras a este texto o te vayas con la noción de como elaborarla gracias a nosotros. ¡No olvides compartir la información!

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