Carta Porte

Dentro de las actividades comerciales que se desarrollan en un país, la venta de productos y alimentos es una de las principales fuentes de economía de la región. 

Cuando una empresa está consolidada, la distribución de sus productos se aplica a nivel nacional, es decir abarca la mayor cantidad de regiones dentro del país, para ello las empresas deben establecer redes de comercialización donde se incluye el transporte para lograr abastecer las zonas deseadas.  

Es así como surgen las normativas y protocolos por parte del gobierno o instituciones del estado, para establecer los pasos que debe seguir una empresa al transportar sus productos de forma legal y segura, evitando el detenimiento del vehículo o la retención de la mercancía.  

Pero ¿Qué tiene que ver la carta de porte en todo esto?, a continuación te lo explicamos. 

¿Qué es una carta porte? 

Como toda actividad comercial, existen parámetros que rigen la compra y venta de productos o servicios, por ende las personas involucradas en esa actividad, deben ser conscientes de los requisitos para llevarlas a cabo sin mayor complicación. 

De eso se trata la carta de porte, es un documento que se expide a una empresa o persona para autorizarle de forma legal el transporte y distribución terrestre de sus productos en el territorio de la región, en algunos países dicho permiso es emitido de forma digital, sin embargo quien lo solicita debe realizar la impresión de éste comprobante, para poder presentarlo en caso de que se le solicite en algún operativo policial. 

Una carta de porte tiene la obligación de reflejar con exactitud la mercancía que se traslada en el vehículo, para que al momento de ser inspeccionado, el agente pueda cerciorarse de que la información reflejada en la carta, coincide con los productos que traslada la persona. 

Así mismo, la carta de porte establece un trato entre la persona que desea transportar la mercancía y el conductor encargado de manejar el vehículo, distribuyéndose en partes iguales las responsabilidades a nivel de traslado, manipulación, entrega y recepción de los productos. 

¿Cómo hacer una carta porte? 

En el caso de la carta de porte, el encargado de emitirla y construirla como tal, es la entidad correspondiente según el país, por lo que no será necesario que aprendas cómo hacerla. Sin embargo lo que si debes hacer, es completar los espacios que se indiquen en la carta, estos espacios solicitan información acerca del transporte que se desea realizar. Algunas recomendaciones a la hora de llenar estos espacios son: 

1) Rellena el espacio con el membrete de la empresa, donde se refleje el número que hace legal a la empresa en el país, los datos de contacto de la misma y su ubicación. 

2) Verifica que la fecha y lugar de expedición de la carta sean correctos, específicamente en el caso de la fecha, debes cuidar que no exceda el tiempo límite de caducidad. 

3) No olvides completar la casilla donde se hace mención al cliente o receptor, de alguna forma esto te ayudará en caso de que alguna entidad quiera verificar que el destino de la mercancía es el reflejado en la carta. 

4) Especifica con exactitud los datos del vehículo que transporta la mercancía, como la placa. 

5) No dejes de mencionar ningún producto a ser transportados, por muy pequeña que sea la cantidad, es imprescindible que todo el contenido de la mercancía esté explícitamente reflejado. 

¿Cuál es el formato de una carta porte? 

Dependiendo de la entidad y el país donde se haga la solicitud de la carta de porte, el formato puede cambiar para adaptarse a las leyes y protocolos de esa región. 

Sin embargo, todas las cartas guardan similitudes que nos permiten tener una idea de la forma en la que se dispone la información en cada una de ellas. El formato básico de un comprobante o carta de porte es el siguiente: 

• Cuenta con un tamaño aproximado a la mitad de una hoja carta. 
• Incluye sellos y firmas digitales de la entidad que emite el comprobante. 
• Cuenta con casillas que definen los espacios para incluir la información necesaria, al igual que se hace en la expedición de una planilla. 
• Los ítems que se deben mostrar en la planilla, se encuentran previamente establecidos y transcritos por el sistema. 
• Cada carta cuenta con un número que la identifica y la hace distinta a las demás. 
• El comprobante expresa claramente la duración de su vigencia, a partir del momento en que ha sido expedida. 

Partes y estructura de una carta de porte 

Al igual que con el formato, la estructura con la que cuenta una carta de porte, será diferente para cada región. Para cumplir con todas las exigencias, una carta de porte debe reflejar las siguientes partes: 

• Casillas correspondientes a los datos relacionados con la empresa. 
• Espacio delimitado para reflejar la información completa de la mercancía a trasladar. 
• Zona para incluir la información detallada del destino de la mercancía. 
• Espacio para ubicar el membrete de la entidad que emite la carta. 
• Línea destinada para realizar la firma de la carta por parte del receptor. 

Ejemplo 

El motivo por el cual se requiere una carta de porte, puede ser distinto para cada ocasión, es por ello que aunque el formato se mantenga la información, obligatoriamente variara. Algunos ejemplos donde se utiliza una carta de porte son: 

Transporte de productos químicos. Es la carta que autoriza el transporte de productos de origen químico, sean líquidos o sólidos, utilizada por empresas de alimentos y productos de higiene.

Realización de una mudanza. Se solicita en ocasiones en las que se desea trasladar mobiliario de una ubicación a otra

Transporte de alimentos. Para transportar productos de consumo, específicamente alimentos. 

Como has podido observar, la carta de porte es un documento indispensable en caso de que cuentes con una empresa dedicada a la comercialización de mercancía. Recuerda que es importante realizar todos los procedimientos legales para evitar problemas a futuro o la cancelación de multas. 

Ahora que conoces esta información, comparte el artículo para aquellos que aún no la tienen muy clara. 

 

 

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